Якщо ти коли-небудь займався прийняттям новачків у компанію на роботу, тоді напевно тобі буде знайома ситуація, з якою стикається кожен рекрутер. Ось уяви: ти знайшов ідеального кандидата з чудовим резюме і портфоліо, а також довгим списком досвіду роботи. Разом ви провели цілу серію різноманітних співбесід, де встигли узгодити всі умови та зрозуміти, що саме цю людину ви так довго шукали всім HR-відділом. Нарешті, ви б’єте по руках, його чи її приймають на роботу… і через три місяці (саме стільки триває випробувальний термін) новий співробітник звільняється!
Але чому? Адже йому/їй начебто все підходило, в чому ж причина? Сміємо тебе запевнити – такий феномен найчастіше трапляється через неправильний онбординг. Що ж означає цей онбординг і чому він настільки важливий для утримання співробітників, які тільки недавно прийшли в компанію? Відповіді на ці питання і не тільки ти знайдеш у новому матеріалі від команди GoIT.
Що таке онбординг і навіщо потрібен
Адаптація персоналу або onboarding (онбординг) – це процес адаптації та інтеграції нового співробітника в компанію. Однак помилково вважати, що онбординг співробітників обмежується тільки першим робочим днем і базовим інструктажем від HR-менеджера.
Ефективний онбординг – це комплексна система заходів, яка може тривати від кількох тижнів до пів року. Детально про це поговоримо в наступному розділі.
Ключові етапи онбордингу
Попередній етап
- Підготовка робочого місця. Актуально в разі офісного формату роботи.
- Налаштування доступів до необхідних систем. Системний адміністратор компанії повинен створити облікові записи для нового співробітника.
- Інформування команди про прихід нового колеги. Кожен співробітник повинен знати де знайти новачка!
- Призначення наставника. На перших порах у нового співробітника обов’язково повинен бути старший помічник або Team Lead.
Перший день
- Зустріч нового співробітника. Якщо робота в офісі, рекрутер має зустріти новачка в запланований заздалегідь час. Якщо ж розглядається віддалений варіант роботи, все це можна провести через спеціальні сервіси відеотелефонного зв’язку (Zoom, Google Meet, Skype, Telegram тощо).
- Знайомство з офісом і командою. HR-фахівець має ознайомити новачка з колективом і нюансами офісного етикету компанії (у разі такого формату роботи).
- Оформлення документів. Новий співробітник має надати низку документацій (паспорт, ідентифікаційний код, фото тощо).
- Базовий інструктаж з безпеки. Якщо передбачається робота в офісі, рекрутер також повинен сповістити новачка про дії в екстремальних ситуаціях – під час пожежі, стихійного лиха, повітряної тривоги та інших.
Перший тиждень
- Занурення в робочі процеси. Наставник і колеги нового співробітника повинні допомогти новачкові, так би мовити, «влитися» в робочу рутину.
- Знайомство з корпоративною культурою. Співробітник, який тільки-но прийшов у компанію, має детально вивчити всі правила і заборони організації.
- Навчання роботі з внутрішніми системами. З цим новачкові також мають допомогти колеги або безпосередньо наставник.
- Постановка перших завдань. Коли новий співробітник повністю ознайомився з усіма нюансами, час перевірити його/її на ділі.
P.S.: допомога і комунікації від усіх на перших етапах – musthave!
Перший місяць і далі
- Регулярні зустрічі з керівником. Це необхідно не тільки для контролю роботи, а й для того, щоб дізнатися стан справ нового співробітника.
- Оцінка прогресу. Важливо оцінити, чи зміг новачок додати в команду те, на що розраховували під час його прийняття на роботу.
- Отримання зворотного зв’язку. Побудову здорової комунікації з новим співробітником не можна переоцінити, оскільки на цьому етапі в нього можуть виникнути додаткові запитання або можливі проблеми.
- Коригування цілей. Якщо в робочих стосунках щось пішло не так, завжди можна дійти якогось спільного консенсусу.
Особливості онбордингу в різних сферах
Онбординг може відрізнятися як у різних професіях, так і в різних компаніях. Ми ж розглянемо процес адаптації персоналу в тих сферах, які буквально потребують ефективного онбордингу.
Онбординг в IT
В IT-компаніях процес онбордингу має свою характерну специфіку. Тут особливо важливо, щоб новачок:
- мав доступ до документації та кодової бази;
- ознайомився з технічною інфраструктурою;
- розумів основні процеси розробки;
- зміг інтегруватися в Agile-команду.
Онбординг в HR
часто самі займаються онбордингом нових співробітників, однак це не означає, що їм самим не потрібна адаптація. Онбординг в HR передбачає, що новачок:
- вивчить HR-процеси в компанії;
- познайомиться з корпоративною культурою;
- зануритися в специфіку рекрутингу;
- освоїть HR-системи.
Типові помилки в онбордингу
Помилки в процесі онбордингу можуть призвести до ситуації, яку ми вже встигли описати у вступі. То що ж може призвести до такого розвитку подій?
1. Відсутність структурованого плану. Якщо немає чіткого процесу адаптації нового співробітника, навіть не варто шукати людину.
2. Перевантаження інформацією в перші дні. Не намагайся звалити на новачка всю важливу інформацію на самому початку – постарайся розподілити навантаження планомірно на весь час адаптації.
3. Недостатня комунікація. Спілкування є наріжним елементом онбордингу, тому важливо запитувати у нового співробітника про наявність питань або якихось проблем якомога частіше (без фанатизму).
4.Відсутність чітких цілей. Якщо ти або компанія не визначилися, ким ви бачите нового співробітника після процесу адаптації, скоріше за все, він піде відразу ж після закінчення цього періоду.
5. Формальний підхід до адаптації. Онбординг не є якимось технічним процесом, що вимагає суворого дотримання за заздалегідь написаними постулатами – проявляй гнучкість і постарайся включати кмітливість у кожному конкретному випадку.
Як організувати ефективний онбординг нових співробітників
Ефективна адаптація персоналу вимагає від рекрутера структурного підходу. Правильний процес повинен мати чітку побудову та послідовність дій у разі чого.
1) Створи чіткий план:
- розпиши всі етапи онбордингу;
- визнач відповідальних за кожен етап;
- встанови контрольні точки.
2) Підготуй welcome-pack:
- довідник новачка;
- корпоративні матеріали;
- канцелярське приладдя;
- брендовані сувеніри.
3) Забезпеч підтримку:
- признач наставника;
- організуй регулярні зустрічі з керівником;
- створи систему швидких відповідей на запитання.
4) Збирай зворотний зв’язок:
- проводь регулярні опитування;
- організуй особисті зустрічі;
- відстежуй прогрес.
Результати правильного онбордингу
Грамотно організована адаптація співробітників принесе відчутні результати для компанії. Загинай пальці:
- Зниження плинності кадрів.
- Швидка адаптація новачків.
- Підвищення продуктивності.
- Зміцнення корпоративної культури.
- Поліпшення репутації роботодавця.
Зрештою
Онбординг – це далеко не просто формальність, продиктована корпоративною етикою. Це дійсно стратегічно важливий процес для будь-якої компанії. Інвестиції в якісний онбординг окупаються зниженням плинності кадрів, підвищенням ефективності роботи та створенням сильної команди. Пам’ятай: перше враження не можна справити двічі, тому зроби все від себе можливе, щоб онбординг нових співробітників став позитивним досвідом для всіх учасників процесу.
А якщо хочеш навчитись грамотно проводити процес адаптації персоналу і не тільки, записуйся на курси IT-рекрутингу від GoIT! Стань висококласним фахівцем, який зможе шукати кандидатів на вакансії, проводити співбесіди, оцінювати потенційних співробітників і зможеш працювати HR-менеджером в IT!
