Дані є найважливішою частиною роботи абсолютно будь-якого фахівця: від бухгалтера до бізнес-аналітика чи проджект менеджера в IT. Саме тому вкрай важливо детально розібратися в принципах взаємодії з програмами для роботи з електронними таблицями.
Найпопулярнішими додатками для такої роботи є Excel від Microsoft і Sheets від Google. Раніше ми вже писали про принципи роботи функції вертикального перегляду (ВПР) і створення таблиць у цих інструментах. Сьогодні ж ми детально розберемо кожен інструмент окремо, визначимо їхні відмінності, можливості, особливості роботи, переваги, а також постараємося знайти відповіді на найпопулярніші запитання про Гугл Таблиці та ексель.
Sheets і Excel: що це таке?
Microsoft (MS) Excel і Google Sheets є популярними програми для роботи з таблицями та даними. Вони можуть слугувати найпростішими інструментами для базової дата-аналітики, а також це головні інструменти в різних напрямках, починаючи від фінансової сфери, афілат фахівців, SMM, PPC і багатьох інших.
Майкрософт Ексель або просто ексель – це продукт Microsoft Corporation, що входить до пакета офісних додатків Microsoft Office чи Microsoft 365. Excel доступний як програма для персональних комп’ютерів на Microsoft Windows, Windows NT і MacOS, а також мобільного додатка для iOS, Android і Windows Phone.
Sheets або Гугл Таблиці – це застосунок корпорації Google, що є частиною безплатного вебпакета Google Docs Editors. Гугл Таблиці доступні у вигляді вебдодатку для браузерів, мобільного додатку для Android та iOS, а також окремої програми на ChromeOS від Google. До слова, застосунок сумісний з форматами файлів Microsoft Excel.
Чим відрізняються Microsoft Excel і Google Sheets
Попри однакову спрямованість роботи, у Майкрософт Ексель і Гугл Таблиць є певні відмінності. Ознайомленість у їхніх відмінностях дасть змогу зробити правильний вибір того чи іншого інструменту для роботи.
Офлайн або онлайн доступ
Головна відмінність Sheets і Excel полягає в принципі доступу до тих чи інших файлів. Так, ексель дає змогу працювати з документом тільки офлайн, тобто безпосередньо в програмі без під’єднання до інтернету (хоча й онлайн варіант можливий, але про це трохи пізніше). Зі свого боку Гугл Таблиці зосереджені якраз на роботі з електронними таблицями та даними у всесвітній мережі – при цьому можливість роботи офлайн тут також присутня.
Вартість використання
MS Excel і Google Sheets також різняться в плані ліцензії на використання програмного забезпечення. Зокрема, Таблиці від Гугла є абсолютно безоплатним продуктом для використання (потрібно тільки зареєструвати Google акаунт). Водночас ексель від Майкрософт виступає як комерційне програмне забезпечення у складі одного з пакетів Microsoft, що вимагає купівлі.
Ні для кого не секрет, що в Україні поширеним явищем є так зване «піратство» того чи іншого програмного забезпечення, зокрема Microsoft Office Excel. Попри можливість нібито отримати безплатно всі функції платної версії, багато користувачів не здогадуються про небезпеку завантаження та встановлення таких програм на свої пристрої. Річ у тім, що такі інсталятори часто містять різні шкідливі програми – від тих, що паралізують роботу цілої системи, до викрадачів конфіденційної інформації, паролів та іншого. У зв’язку з цим команда GoIT настійно рекомендує не використовувати зламані версії програми від невідомих джерел, а купувати платну ліцензію на використання продукту – у такий спосіб ти зможеш не тільки убезпечити себе, а й підтримати команду виробника, що працює над продуктом.
Що можуть Sheets і Excel
Майкрософт Ексель і Гугл Таблиці пропонують широкий спектр функцій для роботи з даними:
1. Формули та функції. Як у Sheets, так і в Excel, можна використовувати сотні вбудованих функцій для розрахунків, аналізу та обробки даних. Наприклад, для обчислення відсотків можна використовувати формулу «=A1*B1/100».
2. Графіки та діаграми. Візуалізація даних за допомогою гістограм, лінійних графіків і кругових діаграм можлива як в екселі, так і в Гугл Таблицях.
3. Умовне форматування. Виділення комірок на основі їхніх значень допомагає швидко аналізувати дані в Sheets і Excel.
4. Спільна робота. Google Sheets дає змогу кільком користувачам редагувати документ онлайн одночасно в режимі реального часу. У Microsoft Excel для цього потрібне використання програмного продукту Microsoft 365 у зв’язці з хмарним сховищем OneDrive або вебплатформою SharePoint.
5. Макроси та скрипти. В ексель доступні потужні макроси мовою макропрограмування VBA (Visual Basic for Application), що дає змогу автоматизувати прості завдання, створити форми для спілкування з користувачем, використовувати DLL від ActiveX і елементи об’єктноорієнтованого програмування. Своєю чергою в Гугл Таблицях можна використовувати фірмовий Google Apps Script, що дає змогу створювати налаштовувані форми з обробкою даних, автоматизувати створення звітів і документів, розробляти додатки та плагіни для сервісів Гугла, створювати вебдодатки та навіть власні інтерфейси з використанням HTML і CSS.
Як працювати в Microsoft Excel і Google Sheets
Процес роботи в Sheets і Excel теж має свої нюанси, в яких новачкові варто розібратися.
Як працювати в екселі
Для початку роботи в MS Excel:
1) Відкрий програму на комп’ютері або мобільному пристрої. Якщо її у тебе немає, можна завантажити Майкрософт Ексель з офіційного сайту чи магазину додатків і встановити.
2) Відкрий уже наявний файл або вибери «Нова книга» в новому документі.
3) Введи дані в комірки. Наприклад, для розрахунку процентної знижки введи формулу «=A1-B1*A2/100».
4) Використовуй функції для аналізу даних. Наприклад, формула округлення в Excel: «=ROUND(A1, 2)».
5) Налаштуй розмітку сторінки в ексель, щоб надрукувати документ.
Як працювати в Гугл Таблицях
Щоб почати роботу в Google Sheets:
1) Відкрий Sheets. Це можна зробити через Google Диск.
2) Створи нову таблицю чи відкрий уже наявний файл.
3) Введи дані в комірки. Наприклад, як порахувати відсоток у Гугл Таблицях? Для цього використовуй формулу «=A1*B1/100».
4) Налаштуй розмітку сторінки в Гугл Таблицях у меню «Файл» > «Друк».
5) Спільно редагуй таблицю з колегами, надіславши їм посилання з відкритим доступом.
Як змінити мову в Sheets і Excel
Ось ти завантажив і встановив програму на свій пристрій, відкриваєш її – а інтерфейс англійською! І добре, якщо ти вчив її в школі та щось усе таки відклалося в голові. Але що робити тим, хто її не знає? Бігти за словником?
Не поспішай – у Microsoft Excel, як і в Google Sheets, можна досить легко змінити мовні параметри на необхідні, щоб не мучитися. Як же це зробити?
- Як змінити мову в екселі: зайди в налаштування програми, обери пункт «Мова» і встанови потрібну тобі.
- Як змінити мову в Гугл Таблицях: зміни мову інтерфейсу в налаштуваннях свого Google акаунта.
Переваги Microsoft Excel і Google Sheets
Кожен з продуктів має свої плюси, кожен з яких припаде до душі тому чи іншому користувачеві. Зараз ми наведемо основні з них, а ти вже сам вирішуй, підійдуть вони конкретно для тебе чи ні.
1. Майкрософт Ексель:
- розширені функції, такі як аналіз даних і прогнозування;
- підтримка складних макросів і автоматизації процесів;
- можливість роботи офлайн.
2. Гугл Таблиці:
- легкий доступ з будь-якого пристрою з інтернетом;
- безоплатне використання;
- простота спільної роботи.
Замість висновку
Наразі Excel і Sheets є незамінними інструментами для роботи з даними. Кожен з них має свої сильні сторони, і вибір залежить від твоїх потреб: міць і автономність MS Excel чи гнучкість і безплатність Google Sheets. Сподіваємося цей матеріал допоможе тобі зробити правильний вибір інструменту, який повністю закриє твої завдання.
А якщо ти справді любиш працювати з даними, то чому б не перетворити свою пристрасть на високооплачувану роботу? Запишись на безплатний марафон з професії дата-аналітик, де за 4 дні ти ознайомишся з аналітикою даних та мовою запитів SQL, якою навчишся писати свій перший код для аналізу даних. І якщо тобі сподобається та це справді твоє, тоді записуйся на курси Data Analytics в GoIT, де за 5 місяців ти навчишся збирати, аналізувати, візуалізувати дані для розробки IT-продуктів і зможеш працювати Junior дата-аналітиком. А ще в нас є курс Business Analyst, де за 3 місяці ти навчишся спілкуватися з замовниками, розв’язувати проблеми бізнесу та зможеш працювати бізнес-аналітиком в IT або Digital. Відкрий для себе нові можливості та горизонти разом із GoIT!
