Данные являются важнейшей частью работы абсолютно любого специалиста: от бухгалтера до бизнес-аналитика или проджект менеджера в IT. Именно поэтому крайне важно детально разобраться в принципах взаимодействия с программами для работы с электронными таблицами.
Самыми популярными приложениями для такой работы являются Excel от Microsoft и Sheets от Google. Ранее мы уже писали о принципах работы функции вертикального просмотра (ВПР) и создании таблиц в этих инструментах. Сегодня же мы детально разберем каждый инструмент по отдельности, определим их отличия, возможности, особенности работы, преимущества, а также постараемся найти ответы на самые популярные вопросы о Гугл Таблицах и экселе.
Sheets и Excel: что это такое?
Microsoft (MS) Excel и Google Sheets являются популярными программы для работы с таблицами и данными. Они могут служить простейшими инструментами для базовой дата-аналитики, а также это главные инструменты в разных направлениях начиная от финансовой сферы, афилат специалистов, SMM, PPC и многих других.
Майкрософт Эксель или просто эксель – это продукт Microsoft Corporation, входящий в пакет офисных приложений Microsoft Office или Microsoft 365. Excel доступен как программа для персональных компьютеров на Microsoft Windows, Windows NT и MacOS, а также мобильного приложения для iOS, Android и Windows Phone.
Sheets или Гугл Таблицы – это приложение корпорации Google, является частью бесплатного веб-пакета Google Docs Editors. Гугл Таблицы доступны в виде веб-приложения для браузеров, мобильного приложения для Android и iOS, а также отдельной программы на ChromeOS от Google. К слову, приложение совместимо с форматами файлов Microsoft Excel.
Чем отличаются Microsoft Excel и Google Sheets
Несмотря на одинаковую направленность работы, у Майкрософт Эксель и Гугл Таблиц есть определенные различия. Ознакомленность в их отличиях позволит сделать правильный выбор того или иного инструмента для работы.
Офлайн или онлайн доступ
Главное отличие Sheets и Excel заключается в принципе доступа к тем или иным файлам. Так, эксель позволяет работать с документом только офлайн, то есть непосредственно в программе без подключения к интернету (хотя и онлайн вариант возможен, но об этом чуть позже). В свою очередь Гугл Таблицы сосредоточены как раз на работе с электронными таблицами и данными во всемирной сети – при этом возможность работы офлайн здесь также присутствует.
Стоимость использования
MS Excel и Google Sheets также различаются в плане лицензии на использование программного обеспечения. В частности, Таблицы от Гугла являются абсолютно бесплатным продуктом для использования (требуется только зарегистрировать Google аккаунт). В то же время эксель от Майкрософт выступает как коммерческое программное обеспечение в составе одного из пакетов Microsoft, требующее покупки.
Ни для кого не секрет, что в Украине распространенным явлением является так называемое «пиратство» того или иного программного обеспечение, в частности Microsoft Office Excel. Несмотря на возможность якобы получить бесплатно все функции платной версии, многие пользователи не догадываются об опасности скачивание и установки таких программ на свои устройства. Дело в том, что такие установщики зачастую содержат различные вредоносные программы – от парализующих работу целой системы до похитителей конфиденциальной информации, паролей и прочего. В связи с этим команда GoIT настоятельно рекомендует не использовать взломанные версии программы от неизвестных источников, а приобретать платную лицензию на использование продукта – таким образом ты сможешь не только обезопасить себя, но и поддержать команду производителя, работающего над продуктом.
Что могут Sheets и Excel
Майкрософт Эксель и Гугл Таблицы предлагают широкий спектр функций для работы с данными:
1. Формулы и функции. Как в Sheets, так и в Excel, можно использовать сотни встроенных функций для расчетов, анализа и обработки данных. Например, для вычисления процентов можно использовать формулу «=A1*B1/100».
2. Графики и диаграммы. Визуализация данных с помощью гистограмм, линейных графиков и круговых диаграмм возможна как в экселе, так и в Гугл Таблицах.
3. Условное форматирование. Выделение ячеек на основе их значений помогает быстро анализировать данные в Sheets и Excel.
4. Совместная работа. Google Sheets позволяет нескольким пользователям редактировать документ онлайн одновременно в режиме реального времени. В Microsoft Excel для этого потребуется использование программного продукта Microsoft 365 в связке с облачным хранилищем OneDrive или веб-платформой SharePoint.
5. Макросы и скрипты. В эксель доступны мощные макросы на языке макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application), который позволяет автоматизировать простые задачи, создать формы для общения с пользователем, использовать DLL от ActiveX и элементы объектно-ориентированного программирования. В свою очередь в Гугл Таблицах можно использовать фирменный Google Apps Script, позволяющий создавать настраиваемые формы с обработкой данных, автоматизировать создание отчетов и документов, разрабатывать дополнения и плагины для сервисов гугл, создавать веб-приложения и даже собственные интерфейсы с использованием HTML и CSS.
Как работать в Microsoft Excel и Google Sheets
Процесс работы в Sheets и Excel тоже имеет свои нюансы, в которых новичку стоит разобраться.
Как работать в экселе
Для начала работы в MS Excel:
1) Открой программу на компьютере или мобильном устройстве. Если ее у тебя нет, можно скачать Майкрософт Эксель с официального сайта или магазина приложений и установить.
2) Открой уже существующий файл или выбери «Новая книга» в новом документе.
3) Введи данные в ячейки. Например, для расчета процентной скидки введи формулу «=A1-B1*A2/100».
4) Используй функции для анализа данных. Например, формула округления в Excel: «=ROUND(A1, 2)».
5) Настрой разметку страницы в эксель, чтобы напечатать документ.
Как работать в Гугл Таблицах
Чтобы начать работу в Google Sheets:
1) Открой Sheets. Это можно сделать через Google Диск.
2) Создай новую таблицу или открой уже существующий файл.
3) Введи данные в ячейки. Например, как посчитать процент в Гугл Таблицах? Для этого используй формулу «=A1*B1/100».
4) Настрой разметку страницы в Гугл Таблицах в меню «Файл» > «Печать».
5) Совместно редактируй таблицу с коллегами, отправив им ссылку с открытым доступом.
Как поменять язык в Sheets и Excel
Вот ты скачал и установил программу на свое устройство, открываешь ее – а интерфейс на английском языке! И хорошо, если ты учил его в школе и что-то все таки отложилось в голове. Но что делать тем, кто его не знает? Бежать за словарем?
Не спеши – в Microsoft Excel, как и в Google Sheets, можно довольно легко изменить языковые параметры на необходимые, чтобы не мучаться. Как же это сделать?
- Как сменить язык в экселе: зайди в настройки программы, выбери пункт «Язык» и установи нужный тебе.
- Как сменить язык в Гугл Таблицах: измени язык интерфейса в настройках своего Google аккаунта.
Преимущества Microsoft Excel и Google Sheets
Каждый из продуктов имеет свои плюсы, каждый из которых придется по душе тому или иному пользователю. Сейчас мы приведем основные из них, а ты уже сам решай, подойдут они конкретно для тебя или нет.
1. Майкрософт Эксель:
- расширенные функции, такие как анализ данных и прогнозирование;
- поддержка сложных макросов и автоматизации процессов;
- возможность работы офлайн.
2. Гугл Таблицы:
- легкий доступ из любого устройства с интернетом;
- бесплатное использование;
- простота совместной работы.
Вместо вывода
На данный момент Excel и Sheets являются незаменимыми инструментами для работы с данными. Каждый из них имеет свои сильные стороны, и выбор зависит от твоих нужд: мощь и автономность MS Excel или гибкость и бесплатность Google Sheets. Надеемся этот материал поможет тебе сделать правильный выбор инструмента, который полностью закроет твои задачи.
А если ты действительно любишь работать с данными, то почему бы не превратить свою страсть в высокооплачиваемую работу? Запишись на бесплатный марафон по профессии дата-аналитик, где за 4 дня ты ознакомишься с аналитикой данных и языком запросов SQL, на котором научишься писать свой первый код для анализа данных. И если тебе понравится и это действительно твое, тогда записывайся на курсы Data Analytics в GoIT, где за 5 месяцев ты научишься собирать, анализировать, визуализировать данные для разработки IT-продуктов и сможешь работать Junior дата-аналитиком. А еще у нас есть курс Business Analyst, где за 3 месяца ты научишься общаться с заказчиками, решать проблемы бизнеса и сможешь работать бизнес-аналитиком в IT или Digital. Открой для себя новые возможности и горизонты вместе с GoIT!
