Для работы в IT-компании или на фрилансе нужно не только быть мастером своего дела, но и уметь эффективно общаться. Вести переговоры, презентовать идеи, уточнять требования, планировать задачи и т. д. Этот навык пригодится любому айтишнику: от UI/UX-дизайнера и Project-менеджера до бизнес-аналитика и Python-программиста.
В IT-индустрии команды часто работают удаленно, а их участники живут в разных странах и часовых поясах. Очень много вопросов приходится решать в формате переписки. Поэтому важно научиться писать письма и сообщения в рабочих чатах правильно. Сегодня поговорим о правилах деловой переписки. Разберемся с основными ошибками и дадим полезные советы. Не переключайся.
Что такое деловая переписка и для чего она нужна
Деловая переписка – это обмен информацией, идеями, концепциями и документами между сотрудниками, партнерами и клиентами в письменной форме. Например, электронные письма и сообщения в мессенджерах. Главное отличие деловой переписки от обычной – более официальный стиль. Она должна соответствовать следующим критериям:
- Структурированность и лаконичность. Чтобы человек сразу понял, что ты от него хочешь и для чего это нужно. Также хорошо, когда факты изложены последовательно и логично, а текст визуально разделен на блоки и его удобно читать.
- Четкая цель. Не пытайся рассказать в одном деловом письме сразу обо всем. Особенно когда сам еще не сформулировал главную мысль сообщения.
- Точность и актуальность. Свежие и правильные данные, а не пустые разговоры о проблеме, которая уже решена, а ты об этом не знал.
- Грамотность. Обязательно проверяем написанное, чтоб не было опечаток и лишних запятых. Или хотя бы просто опечаток.
- Уважение к собеседнику. Без канцеляризмов, жаргона, оценочных суждений, манипуляций и токсичности. Не самоутверждаемся и не плюемся ядом в официальных письмах.
Деловая переписка нужна для того, чтобы:
- Получить заказ на бирже фриланса и обсудить условия сотрудничества.
- Устроиться на работу (мотивационные и сопроводительные письма).
- Рассказать про важные новости или изменения.
- Выявить, уточнить и утвердить требования к продукту.
- Уладить конфликтную ситуацию с клиентом.
- Взаимодействовать с коллегами.
- Вносить правки в проект и многое другое.
Даже общение в рабочих чатах вполне можно считать деловой перепиской. И там почти всегда есть человек, который бесит абсолютно всех… Тот самый любитель присылать миллион коротких сообщений без конкретики, которому приходится задавать кучу дополнительных вопросов, чтобы понять его проблему. Аж глаз дергается.
Официальная переписка в IT не такая консервативная и строгая, как в государственных структурах или юридических фирмах. Но у нее тоже есть свои правила, которые помогают поддерживать нормальную атмосферу в команде, планировать задачи и принимать решения.
Основные ошибки в деловой переписке
Деловая переписка по электронной почте требует точности и внимания к деталям. Вот ошибки, которые мы совершаем чаще всего:
- Письма с непонятной темой или без нее. Когда ежедневно получаешь много сообщений и писем, хочется сразу понимать, о чем они.
- Неправильный адресат. Проверь, что отправляешь письмо сотруднику, который занимается нужными тебе вопросами. Чтобы не тратить время зря (свое и других членов команды).
- Неактуальная или непроверенная информация. Предоставление неверных данных может привести к конфликтам или ошибкам в работе. А еще это повлияет на уровень доверия к тебе.
- Промахиваемся с выбором тона и стиля. Сленг, канцеляризмы, сокращения и т.д. Стиль делового письма должен быть достаточно дружелюбным и уважительным, чтобы человек захотел тебе ответить.
- Длинный и запутанный текст. Вряд ли кто-то станет полдня разбираться в огромном полотне непонятного текста.
- Сложный язык. Профессиональные термины и витиеватые формулировки не очень нравится заказчикам.
- Не пишем о самом главном. Нужно указать все важные детали для решения твоего вопроса.
- Забываем про вложения. Документ во вложении. А его нет… И ты отправляешь второе письмо вдогонку.
- Не предупредил, что нужно больше времени для ответа. Тебя попросили найти причины какой-то проблемы или подготовить отчет. Ты спокойно занимается выполнением задачи и несколько дней не отвечаешь на деловое письмо. Коллеги не читают твои мысли и не знают, сколько времени тебе понадобится. Предупреждай их о сроках ответа.
- Нет подписи и контактных данных. И человеку приходится выяснять, что ты за таинственный рыцарь и чем в компании занимаешься.
- Манипуляции и перекладывание ответственности. Драматизм, токсичность, претензии, негатив и попытки заставить коллегу сделать что-то вместо тебя… Отдельный котел в самом темном уголке ада для таких вот специалистов.
- Письма в нерабочее время. Не отправляй деловые письма после окончания рабочего дня и на выходных, если возможно.
IT – это очень динамичная сфера, в которой много общения. После нескольких митингов в день совсем не хочется тратить кучу времени на переписку и постоянно отвлекаться на оповещения. Поэтому важно сделать так, чтобы деловая переписка была максимально эффективной и не раздражала команду и заказчиков.
Как вести деловую переписку по электронной почте и в мессенджерах
Когда пишешь деловые письма, помни о том, что клиенты могут не знать терминов из области Fullstack, Frontend или Java-разработки. Не заставляй их чувствовать себя глупыми и нормально все объясняй. А при общении с коллегами цени их время и свою репутацию. Всегда предоставляй проверенную и полную информацию. Это главные принципа деловой переписки в IT. Вот остальные нюансы, на которые стоит обратить внимание:
- Пиши содержательные и структурированные письма, чтобы собеседник мог легко и быстро тебя понять. Дели текст на абзацы и соблюдай логику изложения.
- 20 коротких сообщений за 3 минуты… Это очень раздражает. Сократи количество уведомлений.
- Выбирай точные и недвусмысленные формулировки.
- Называй адресата по имени.
- Когда пытаешься описать ТЗ в голосовом сообщении, то перекладываешь задачу по структурированию информации на другого человека.
- Подстраивайся под стиль общения собеседника.
- Тема делового письма должна отражать его суть.
- Не критикуй и не указывай на чужие ошибки, не разобравшись в ситуации. Не переходи на личности.
- Если информация важна для всех коллег, пиши в общем чате, а не каждому отдельно.
- Редактируй официальные письма и сообщения перед отправкой.
- Пиши в уважительной и дружелюбной манере.
- Аргументируй свою точку зрения и умей признавать ошибки.
- Давай собеседнику право выбора. Предлагай альтернативные решения, когда это возможно.
- Не игнорируй рабочие письма и отвечай информативно.
- Постарайся обойтись без банальностей, странных шуток, поговорок и загадочных метафор.
- Думай об удобстве получателя. Обязательно представься, кратко опиши цель письма и укажи, насколько срочно тебе нужен ответ.
- Не терроризируй коллег потоком напоминаний о твоем сообщении.
- Учитывай часовые пояса.
- Осторожней со смайликами и стикерами. Они не всегда уместны.
- Одно деловое письмо – одна цель и тема.
Деловая переписка в IT – это про точность, удобство, вежливость и скорость. Без фамильярности, пассивной агрессии, капса, «доброго времени суток» и т.д. Пиши письма, которые самому хотелось бы читать. Развивай софт скилы и учи английский, чтобы легко проходить собеседования и быть человеком, с которым приятно работать.
Если только думаешь о смене профессии, ждем тебя на курсах и бесплатных марафонах от GoIT. У нас ты получишь все необходимые знания и навыки для трудоустройства. Мечты нужно исполнять!
