Для роботи в IT-компанії або на фрилансі потрібно не тільки бути майстром своєї справи, а й вміти ефективно спілкуватися. Вести перемовини, презентувати ідеї, уточнювати вимоги, планувати завдання тощо. Ця навичка стане в пригоді будь-якому айтівцю: від UI/UX-дизайнера і Project-менеджера до бізнес-аналітика та Python-програміста.
В IT-індустрії команди часто працюють віддалено, а їхні учасники живуть у різних країнах і часових поясах. Дуже багато питань доводиться вирішувати у форматі листування. Тому важливо навчитися писати листи та повідомлення в робочих чатах правильно. Сьогодні поговоримо про правила ділового листування. Розберемося з основними помилками та дамо корисні поради. Не перемикайся.
Що таке ділове листування і для чого воно потрібне
Ділове листування – це обмін інформацією, ідеями, концепціями та документами між співробітниками, партнерами та клієнтами в письмовій формі. Наприклад, електронні листи та повідомлення в месенджерах. Головна відмінність ділового листування від звичайного – більш офіційний стиль. Воно має відповідати таким критеріям:
- Структурованість і лаконічність. Щоб людина одразу зрозуміла, що ти від неї хочеш і для чого це потрібно. Також добре, коли факти викладені послідовно і логічно, а текст візуально розділений на блоки і його зручно читати.
- Чітка мета. Не намагайся розповісти в одному діловому листі одразу про все. Особливо коли сам ще не сформулював головну думку повідомлення.
- Актуальність і точність. Свіжі та правильні дані, а не порожні розмови про проблему, яку вже вирішено, а ти про це не знав.
- Грамотність. Обов’язково перевіряємо написане, щоб не було помилок і зайвих розділових знаків.
- Повага до співрозмовника. Без канцеляризмів, жаргону, оцінювальних суджень, маніпуляцій і токсичності. Не самостверджуємося і не плюємося отрутою в офіційних листах.
Ділове листування потрібне для того, щоб:
- Отримати замовлення на біржі фрилансу та погодити умови співпраці.
- Влаштуватися на роботу (мотиваційні та супровідні листи).
- Розповісти про важливі новини або зміни.
- Виявити, уточнити й затвердити вимоги до продукту.
- Залагодити конфліктну ситуацію з клієнтом.
- Взаємодіяти з колегами.
- Вносити правки в проєкт і багато іншого.
Навіть спілкування в робочих чатах цілком можна вважати діловим листуванням. І там майже завжди є людина, яка бісить абсолютно всіх… Той самий поціновувач мільйона коротких повідомлень без конкретики, якому доводиться ставити купу додаткових запитань, щоб зрозуміти його проблему. Аж око сіпається.
Офіційне листування в IT не таке консервативне, як у державних структурах або юридичних фірмах. Але в нього теж є свої правила, які допомагають підтримувати нормальну атмосферу в команді, планувати завдання й ухвалювати рішення.
Основні помилки в діловому листуванні
Ділове листування електронною поштою вимагає точності та уваги до деталей. Ось помилки, яких ми припускаємося найчастіше:
- Листи з незрозумілою темою або без неї. Коли щодня отримуєш багато повідомлень і листів, хочеться одразу розуміти, про що вони.
- Неправильний адресат. Перевір, що відправляєш лист співробітнику, який займається потрібними тобі питаннями. Щоб не марнувати час (свій та інших членів команди).
- Неактуальна або неперевірена інформація. Надання невірних даних може призвести до конфліктів або помилок у роботі. А ще це вплине на рівень довіри до тебе.
- Промахуємося з вибором тону і стилю. Сленг, канцеляризми, скорочення тощо. Стиль ділового листа має бути досить доброзичливим і шанобливим, щоб людина захотіла тобі відповісти.
- Довгий і заплутаний текст. Навряд чи хтось стане пів дня розбиратися у величезному полотні незрозумілого тексту.
- Складна мова. Професійні терміни та хитромудрі формулювання не дуже подобаються замовникам.
- Не пишемо про найголовніше. Потрібно вказати всі важливі деталі для розв’язання твого питання.
- Забуваємо про вкладення. Документ у вкладенні. А його немає… І ти відправляєш ще один лист навздогін.
- Не попередив, що потрібно більше часу для відповіді. Тебе попросили знайти причини якоїсь проблеми або підготувати звіт. Ти спокійно займаєшся виконанням завдання і кілька днів не відповідаєш на діловий лист. Колеги не читають твої думки та не знають, скільки часу тобі знадобиться. Попереджай їх про строки відповіді.
- Немає підпису та контактних даних. І людині доводиться з’ясовувати, що ти за таємничий лицар і чим у компанії займаєшся.
- Маніпуляції та перекладання відповідальності. Драматизм, токсичність, претензії, негатив і спроби змусити колегу зробити щось замість тебе… Окремий казан у найтемнішому куточку пекла для таких фахівців.
- Листи в неробочий час. Не надсилай ділові листи після закінчення робочого дня і на вихідних, якщо можливо.
IT – це дуже динамічна сфера, в якій багато спілкування. Після кількох мітингів на день зовсім не хочеться витрачати купу часу на повідомлення і постійно відволікатися на сповіщення. Тому важливо зробити так, щоб ділове листування було максимально ефективним і не дратувало команду та замовників.
Як вести ділове листування електронною поштою та в месенджерах
Коли пишеш ділові листи, пам’ятай про те, що клієнти можуть не знати термінів зі сфери Fullstack, Frontend або Java-розробки. Не змушуй їх почуватися дурними і нормально все пояснюй. А при спілкуванні з колегами цінуй їхній час та свою репутацію. Завжди надавай перевірену і повну інформацію. Це головні принципи ділового листування в IT. Ось інші нюанси, на які варто звернути увагу:
- Пиши змістовні та структуровані листи, щоб співрозмовник міг легко і швидко тебе зрозуміти. Розділяй текст на абзаци, послідовно та логічно викладай думки.
- 20 коротких повідомлень за 3 хвилини… Це дуже дратує. Не треба так.
- Вибирай точні і недвозначні формулювання.
- Називай адресата на ім’я.
- Коли намагаєшся описати ТЗ у голосовому повідомленні, то перекладаєш структурування інформації на іншу людину.
- Підлаштовуйся під стиль спілкування співрозмовника.
- Тема ділового листа має відображати його суть.
- Не критикуй і не вказуй на чужі помилки, не розібравшись у ситуації. Не переходь на особистості.
- Якщо інформація важлива для всіх колег, пиши у загальному чаті, а не кожному окремо.
- Редагуй офіційні листи та повідомлення перед надсиланням.
- Пиши в шанобливій і доброзичливій манері.
- Аргументуй свою точку зору і вмій визнавати помилки.
- Давай співрозмовнику право вибору. Пропонуй альтернативні рішення, коли це можливо.
- Не ігноруй робочі листи та інформативно відповідай.
- Постарайся обійтися без банальностей, дивних жартів, приказок і загадкових метафор.
- Думай про зручність одержувача. Обов’язково представся, коротко опиши мету листа і вкажи, наскільки терміново тобі потрібна відповідь.
- Не тероризуй колег потоком нагадувань про твоє повідомлення.
- Враховуй часові пояси.
- Обережніше зі смайликами та стікерами. Вони не завжди доречні.
- Один діловий лист – одна мета і тема.
Ділове листування в IT – це про точність, зручність, ввічливість і швидкість. Без фамільярності, пасивної агресії, капсу, «доброго часу доби» та інших подібних штук. Пиши листи, які самому хотілося б читати. Розвивай софт скіли і вчи англійську, щоб легко проходити співбесіди і бути людиною, з якою приємно працювати.
Якщо тільки думаєш про зміну професії, чекаємо тебе на курсах і безплатних марафонах від GoIT. У нас ти отримаєш усі необхідні знання та навички для працевлаштування. Мрії потрібно здійснювати!
