Робота з Гугл Таблицями та Майкрософт Ексель вимагає не тільки базових знань, а й навичок оптимізації даних. Одним зі зручних інструментів для систематизації інформації є список, що випадає. З його допомогою можна спростити та прискорити введення даних, мінімізувати кількість можливих помилок, стандартизувати значення, що вводяться, і зробити таблицю зручнішою для використання.
Раніше ми вже писали докладні інструкції щодо роботи з цими інструментами:
- як працює функція вертикального перегляду;
- як створити таблицю та працювати в ній;
- чим відрізняються Sheets і Excel, а також що з них краще.
А в цьому матеріалі розглянемо, як зробити спадний список в Гугл Таблицях і Майкрософт Ексель, а також надамо рекомендації та корисні поради щодо його налаштування й використання.
Як створити спадний список в Google Таблиці
Sheets від Гугл надають зручний спосіб створення списку, що випадає, який можна використовувати для автоматизації роботи з даними. Створити спадний список в Google Таблицях можна в кілька кроків.
Вибір комірки
Виділи одну чи кілька (діапазон) комірок, де плануєш створити список, що випадає.
Відкриття налаштувань перевірки даних
Перейди в меню «Дані» («Data» для англомовної версії) → «Налаштувати перевірку даних» («Data validation»).
Введення даних
У вікні, що з’явилося праворуч, натисни на «+ Додати правило» («+ Add rule»). У полі «Критерії» («Criteria») вибери «Список, що розкривається» («Dropdown») або «Список, що розкривається (з діапазону)» («Dropdown (from a range)»).
- Список, що розкривається — введи значення вручну через кому (наприклад, «Так, Ні, Можливо»).
- Список, що розкривається (з діапазону) – вкажи діапазон клітинок, що містять можливі варіанти вибору.
Налаштування відображення списку
Ти можеш увімкнути відображення кнопки для розкриття списку, а також вибрати, що робити у випадку введення некоректного значення:
- Показувати попередження (Show a warning).
- Забороняти введення даних (Reject the input).
Збереження змін
Натисни кнопку «Готово» («Done») і твій список, що випадає, в Google Таблиці з’явиться в обраній комірці та його можна використовувати.
Додаткові можливості
Якщо тобі потрібно видалити список, перегорни вниз і натисни кнопку «Видалити правило» («Remove rule»).
- Використовуй формули в Google Таблицях, щоб автоматично оновлювати список, що випадає.
- Додай фільтрацію даних для динамічної зміни списку.
- Використовуй кольорове форматування для зручності візуалізації.
Як створити спадний список в Excel
Майкрософт Ексель також дає змогу створювати список, що випадає. Створити його можна за такою інструкцією.
Вибір комірки
Виділи клітинку чи кілька, де плануєш створити список, що розкривається, в Excel.
Відкриття налаштувань перевірки даних
Перейди в меню «Дані» → «Перевірка даних».
Вибір типу списку
У розділі «Тип даних» вибери «Список».
Введення даних
У полі «Джерело» вкажи діапазон клітинок, що містить список значень. Або введи значення вручну через крапку з комою (наприклад, «Так; Ні; Не знаю»).
Налаштування параметрів відображення
Ти можеш увімкнути повідомлення про помилку у випадку некоректного введення.
Збереження змін
Натисни «ОК» – тепер клітинка містить список, що випадає, в Excel.
Додаткові можливості
Якщо тобі потрібно видалити список, перейди в «Перевірку даних» і зміни параметри або ж натисни «Очистити все».
Динамічний спадний список в Google Sheets і Microsoft Excel
Іноді необхідно, щоб список, що випадає, автоматично оновлювався під час додавання нових даних. Це можна зробити за допомогою формул і діапазонів.
У Гугл Таблицях:
- введи дані в стовпець (наприклад, A1:A100);
- у меню «Дані» → «Налаштувати перевірку даних» у полі «Критерії» обери «Список, що розкривається (з діапазону)» і вкажи A1:A100.
Тепер, додаючи нові дані в цей діапазон, твій список буде автоматично оновлюватися.
У Майкрософт Ексель:
- перейди у «Формули» → «Визначені імена»;
- створи іменований діапазон (наприклад, Список), вказавши =OFFSET(A1,0,0,0,COUNTA(A:A),1);
- у налаштуваннях списку, що випадає, вкажи джерело: =Список.
Тепер список буде автоматично оновлюватися при додаванні нових значень.
Як додати спадне меню в Excel з кількома значеннями
Якщо тобі потрібно вибрати кілька значень в одній комірці, використовуй VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) в Ексель:
- Відкрий редактор VBA (ALT + F11).
- Створи новий модуль і встав код для підтримки множинного вибору.
- Закрий редактор і збережи файл у форматі .xlsm.
Як працювати з Google Таблицями на телефоні
Ти можеш створювати списки, що випадають, і редагувати таблиці прямо зі смартфона чи планшета через застосунок Google Sheets для iOS або Android.
- Відкрий Гугл Таблиці на мобільному пристрої.
- Вибери клітинку, натисни на значок три крапки (⋮) → «Створити фільтр».
- Налаштуй необхідні параметри та збережи зміни.
Що в підсумку?
Тепер ти знаєш, як зробити спадний список в Google Sheets і Excel, а також як використовувати його для зручної роботи з даними. Цей інструмент допоможе тобі структурувати інформацію, автоматизувати введення даних і підвищити точність роботи з таблицями. Дотримуючись нашої інструкції, ти легко зможеш створити список, що розкривається, в Гугл Таблицях і Ексель і адаптувати його під свої завдання.
А якщо ти любиш працювати з великою кількістю інформації, чому б не спробувати себе в ролі дата-аналітика? Записуйся на безплатний марафон від GoIT, де за 4 дні ти ознайомишся з аналітикою даних і мовою запитів SQL, а також навчишся писати свій перший код для аналізу даних на SQL. І якщо тобі це справді сподобається, тоді приходь на наші курси «Data Analytics», де за 5 місяців ти навчишся збирати, аналізувати, візуалізувати дані для розробки IT-продуктів і зможеш працювати Junior Data Analyst!
Уже маєш досвід у дата-аналітиці? Тоді прокачай свої hard-скіли разом з мінікурсом «Machine learning»!
