Project manager – це людина, на якій усе тримається. Він як диригент, що керує оркестром, щоб виходила музика, а не хаотичні звуки. З ним кожен член команди знає, що і коли робити. Завдяки цій злагодженості народжується успішний проєкт.
Щоб керувати проєктом ефективно та все контролювати, недостатньо просто бути хорошим фахівцем (особливо, якщо це щось масштабне). Потрібно користуватися спеціальними інструментами, які допомагають заощадити час і оптимізувати процеси. Ми розповімо про деякі з них. Ця стаття буде особливо корисною для Junior Project manager в IT.
Asana
Asana – це популярний таск-трекер для управління проєктами, який має вебверсію та застосунок. Вона дає змогу розподіляти завдання і відстежувати прогрес роботи команди. При цьому співробітники можуть бачити таски один одного та структурувати їх за допомогою календаря, таймлайну і канбан-дощок. Також можна скласти схему переходу задач між виконавцями. Переваги Asana для Project manager:
- Візуалізація різних етапів роботи та відстеження прогресу за допомогою графіків і діаграм.
- Інтеграція з Google Drive, Dropbox, Gmail, Microsoft Teams, Zoom і Slack. Зручний застосунок для управління проєктом зі смартфона. Канбан-дошка з апдейтом у режимі онлайн.
- Спеціальна сторінка з оглядом і правилами проєкту, яка створюється автоматично.
- Хронологія та організація завдань списком. Project manager бачить пріоритетність і часове співвідношення між тасками.
А ще настроювані поля дають змогу користувачеві Asana відстежувати потрібні події, наприклад, виправлення критичних помилок.
Серед мінусів цієї системи управління проєктами можна виділити обмежену функціональність експорту і складність в освоєнні для Junior Project manager без досвіду. У тарифних планах є як безплатна версія для команд до 15 осіб, так і варіанти за $10,99 або $24,99 з більшою кількістю функцій.
Monday
Хмарний сервіс для проджект-менеджерів із чудовою візуалізацією роботи. Він підходить для різних команд та проєктів, що використовують Agile-методології. У ньому зручно будувати графіки релізів і діаграми Ганта, а також вивантажувати аналітику. Особливості Monday:
- Тайм-трекер, щоб Project manager бачив, скільки часу витрачається на кожне завдання й оптимізував процес.
- Єдина дошка для планування і відстеження результатів на одному екрані.
- Інтеграція з різними платформами (Jira, Slack, LinkedIn тощо).
- Великий набір шаблонів на всі випадки життя.
- Автоматизація робочого процесу та повторюваних дій.
- Візуалізація: дашборди, віджети, графіки, діаграми тощо.
- Можливість зберігати всі повідомлення, документи й результати зустрічей.
- Доступ до потрібних даних із браузера або застосунку для проджект-менеджера.
До мінусів цього інструменту деякі Project manager відносять не дуже зручний мобільний інтерфейс. У Monday є як безплатна, так і платна версія з різними тарифними планами.
Basecamp
Цей ефективний і простий таск-трекер особливо помічний, якщо ти Project manager віддаленої команди. У ньому є календар, лог проєкту, профайли, завдання і вікі-документи. Basecamp підтримує мобільний доступ і дає змогу легко організувати роботу з партнерами та клієнтами.
Співробітники обмінюються в ньому документами, повідомленнями та апдейтами. Цей сервіс вирізняється мінімалістичним інтерфейсом і всі фічі тут розташовані на одному екрані. З автоматичними нагадуваннями Basecamp Project manager не забуде про важливі зустрічі та задачі.
Project management з Jira
Навіть пінгвіни на південному полюсі знають про Jira. Це один із найпопулярніших інструментів для проджект-менеджера. А ще в ній багато фішок для бізнес-аналітиків, розробників, тестувальників та інших IT-фахівців. Близько 20% команд по всьому світу використовують саме Jira. І ось чому:
- У ній зручно планувати релізи та спринти.
- Можна відстежувати якість і терміни виконання завдань усіх членів команди.
- Автоматичне створення звітів для PM та замовників.
- Індивідуальне налаштування робочих процесів і управління правами доступу.
- Ідеальна сумісність із підходами Agile Project management. Спринти, історії користувачів, канбан-дошки, діаграми згоряння тощо.
- Широкі можливості для інтеграції.
Робота в Jira формує у команди єдине розуміння проєкту з його цілями, успіхами й проблемами. Усі завдання відсортовані за важливістю і зберігаються в одному місці. Вартість підписки Jira стартує від $7.75. Але ти можеш почати з пробної безплатної версії.
Wrike для Project manager
Це хмарна платформа, яка дає змогу менеджеру проєктів швидко створювати та групувати завдання, а також стежити за їхнім виконанням. Тут є стрічка новин, звіти, встановлення нагадувань, діаграми Ганта і трекер часу. А ще Wrike дає можливість:
- Визначати пріоритет актуальних справ.
- Формувати панелі задач для різних проєктів.
- Розподіляти таски між учасниками та налаштовувати їхні залежності. Підвантажувати дані у звіти, щоб Project manager бачив різницю між планом і фактом.
- Отримувати всі сповіщення в одному місці.
У Wrike багато шаблонів типів робіт і він підходить для різних відділів IT-компаній. Щоб Project manager швидше розібрався в роботі софту, у Wrike є зрозуміла інструкція.
Click up
Це посередник між платформами, який інтегрує в себе кілька сервісів. У Click up Project manager знайде відповідні шаблони, канбан-дошки та календарі. Матиме можливість вмикати та вимикати доповнення для аналітики, постановки завдань і спілкування. Вчасно отримуватиме інформацію про задачі та апдейти.
Зручно, що в Click up Project manager може імпортувати дані з Asana, Excel, Jira або інших інструментів, якими він користується. Тут є як безплатна, так і платна підписка з цінами від $5.
Zoho Projects
Це сервіс з органайзером, календарем, месенджером, планувальником зустрічей, форумом, тайм-трекером і діаграмами Ганта. Project manager зможе керувати командою, відстежувати помилки, створювати потрібні звіти та організовувати спільну роботу в режимі онлайн. Також тут є обмін документами та живий чат. Для невеликої команди в Zoho Projects передбачена безплатна підписка.
Worksection у Project management
Це українська онлайн-система управління проєктами. Вона чудово підходить для великих і маленьких IT-компаній. З Worksection Project manager отримає:
- Дашборд з основними показниками та індикаторами для аналізу ефективності роботи.
- Можливості інтеграції з різними CRM-системами, месенджерами і сервісами від Google.
- Облік часу, гнучкий інтерфейс, теги й сховище файлів.
- Канбан-дошки та діаграму Ганта.
- Звіти та чати для спілкування.
- Швидку технічну підтримку та захист даних.
У Worksection Project manager може стежити за розвитком проєкту в режимі онлайн, а також аналізувати залученість команди, збирати статистику і контролювати бюджети. Worksection – чудовий інструмент із безліччю корисних функцій.
Близько 75% успішних компаній користуються таск-менеджерами. Вони допоможуть систематизувати інформацію, економити час, контролювати процеси, знаходити ефективні рішення та зменшити кількість рутинних завдань. Адже Project manager саме цим і має займатися. А якщо ти ще тільки думаєш про перехід в IT і тебе зацікавила ця професія, запишись на курс Project manager з нуля від GoIT. Стань суперзіркою управління проєктами разом із нами!
