3 proste techniki zarządzania czasem

W GoIT zdajemy sobie sprawę, że lenistwo i prokrastynacja przeszkadzają w realizacji długofalowych celów. Zarządzanie czasem (tzw. “time-management”) pomoże Ci w planowaniu zadań i aktywności, pozwalając na bardziej wydajne wykorzystanie czasu. W jaki sposób? Przeczytaj do końca, jeśli chcesz się o tym dowiedzieć więcej. 

Do czego jest potrzebne zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to kompleksowe podejście do osiągania celów i wykonywania swoich obowiązków, polegające na planowaniu zadań i precyzyjnym określaniu czasu na ich realizację. 

Zarządzanie czasem dotyczy:

• przygotowania swojego miejsca pracy i skutecznego wykonywania zaplanowanych zadań; 
• unikania mediów społecznościowych w godzinach pracy;
• wytłumaczenia swojemu dziecku lub partnerowi, że w tym momencie jesteś zajęty wykonaniem zadania X i spełnisz jego/jej prośbę za N minut;
• zachowania motywacji przez cały dzień pracy.

Do czego jest potrzebne zarządzanie czasem?

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego potrzebne jest zarządzanie czasem i dlaczego proces planowania jest taki trudny, sięgnijmy do początków ludzkości i teorii Paula Macleana o trójjedynym mózgu (ang. “triune brain”).

1. Macierz Eisenhowera

200-300 milionów lat temu jedynym celem stawianym przed ówczesnym człowiekiem było przetrwanie. Aby ten cel osiągnąć, należało rozwiązać kilka problemów:

• uchronić się przed drapieżnikami i innymi ludźmi, którzy mogliby stanowić zagrożenie;
• zdobyć pożywienie;
• znaleźć okrycie i nocleg.

Za wykonywanie tych zadań odpowiedzialny był tak zwany “mózg gadzi”.

Wraz z powstaniem społeczności ludzkich i bardziej świadomego sposobu życia (około 50 milionów lat temu) pojawiły się nowe wzorce behawioralne:

• osiedlanie się w wybranych miejscach obfitujących w jedzenie;
• rozpalanie ognia z użyciem dwóch kamieni zamiast czekania na uderzenie pioruna w drzewo;
• chęć eksploracji terenów i poszukiwanie innych ludzi do tworzenia większych społeczności w celu wspólnego przetrwania. 

Ludzie coraz wyraźniej zaczęli ujawniać swoje emocje i uczucia, coraz bardziej różniąc się od zwierząt. Za te funkcje odpowiedzialna była środkowa część mózgu, znana również jako układ limbiczny.

Planowanie zaczęło się pojawiać około 2 milionów lat temu wraz z początkiem języka:

• ludzie zaczęli się zastanawiać, dokąd się przesiedlić w okresie zimowym;
• ludzie zaczęli udomawiać coraz więcej zwierząt (w tym ptaków) hodowlanych zamiast polować na nie. 

Wówczas człowiek zaczął aktywnie wykorzystywać korę mózgową (górną i czołową), powodując jej gwałtowny rozwój.

Jaki jest wniosek? Zawdzięczamy swoim przodkom to, że obecnie mamy dużo przyjemniejsze zadania do wykonania. Jednym z nich jest planowanie. Może to oznaczać, że za kilka tysięcy lub milionów lat w miarę dalszego rozwoju ludzkiej kory mózgowej nasi potomkowie będą mogli planować swój czas i osiągać cele N razy szybciej niż my. 

Dlatego nie warto zbytnio się przejmować tym, że nie jesteśmy mistrzami planowania już teraz. Jednak powinniśmy rozwijać nasze umiejętności zarządzania czasem nie tylko dla siebie, lecz też dla przyszłych pokoleń. 

Do czego jest potrzebne zarządzanie czasem?

Czekasz na cud efektywnego zarządzania czasem? Naucz się trzymać poniższych 5 zasad w pracy. 

Postaw przed sobą precyzyjnie określony cel. Na przykład, opanowanie umiejętności potrzebnych do pracy jako Front End developer do 31.12.2023, żeby znaleźć pracę na tym stanowisku z wynagrodzeniem 1000 $. 

• Ustal priorytety w osiąganiu tych celów i ich kolejność. Zadaj sobie pytanie: “Czy naprawdę chcę być programistą front end?”. Jeśli Twoja odpowiedź to “Tak”, zaplanuj, czy będziesz się uczyć samodzielnie czy na kursie, znajdź materiały do nauki itd. Pamiętaj, że nauka to nie czas na odpoczynek i vice versa. Używaj metody zaplanowanych przerw w trakcie intensywnej pracy. Znajdź czas na naukę i… ucz się! A gdy masz przerwę – odpoczywaj!
  
• Podziel duże zadania na mniejsze. “Jedzenie słonia po kawałku” to jedno z kluczowych założeń zarządzania strategicznego, które pozwoli na podzielenie “opanowania umiejętności dla programisty front end” na kilka mniejszych celów, np. stopniową naukę JavaScript, jej frameworków, projektowania adaptacyjnego itd.
  
• Weź poprawkę na siłę wyższą oraz zaplanuj czas na pracę z błędami. Zwłaszcza w przypadku samodzielnej nauki niemalże na pewno na początku będziesz miał trudności z opanowaniem nowego tematu, dlatego poświęć wystarczająco dużo czasu na zdobycie potrzebnych umiejętności.

Trzymanie się zasad zarządzania czasem nie tylko poprawi Twoją produktywność, lecz także zwiększy szanse na zdobycie lepiej płatnej pracy. I dotyczy to nie tylko branży IT.

Dlatego, jeśli:

• zamierzasz wypróbować własnych sił w branży IT, ale jeszcze nie wiesz, jak połączyć naukę z pracą i życiem rodzinnym; 
• jesteś nowicjuszem w branży IT i chcesz sprawdzić swoje umiejętności miękkie, zwłaszcza pracując nad realnym projektem;
• szukasz nowych znajomości z ludźmi, którzy nie mają wystarczająco dużo czasu i próbują to zmienić.

Polecam Ci zapisać się na nasz 7 dniowy zdalny maraton projektowania HTML + CSS. W ramach maratonu stworzysz swój pierwszy projekt IT, którym nie będzie wstyd się pochwalić przed rodziną lub pokazać na rozmowie kwalifikacyjnej. 

Zapisz się na zdalny maraton Python

Do czego jest potrzebne zarządzanie czasem?

Techniki zarządzania czasem (tzw. “time-management”) pozwolą Ci na ogarnięcie wszystkich spraw i znalezienie jednej lub dwóch godzin dziennie na realizację celów osobistych (np. na naukę). Zarządzanie czasem przyda Ci się również, jeśli pragniesz radykalnych zmian w swoim życiu (np. gdy chcesz się nauczyć nowej specjalizacji i znaleźć lepiej płatną pracę).

Techniki zarządzania czasem są podzielone na 2 rodzaje:

• Skuteczność w planowaniu zadań.
• Efektywność w wykorzystywaniu czasu.

Spójrzmy na 3 techniki, które możesz wykorzystać w swoim życiu: macierz Eisenhowera, GTD i OKR. 

1. Macierz Eisenhowera

Zarządzanie zadaniami według macierzy Eisenhowera odbywa się w następujący sposób:

• Ważne i pilne. W tym polu znajdują się zadania, zagrażające osiągnięciu najważniejszych celów (np. odkładanie sporządzenia ważnego raportu na sam koniec dnia).
  
• Ważne i niepilne. W tym polu znajdują się najważniejsze zadania i cele. Zapisując zadanie w tym polu, najlepiej dołącz do niego termin, kiedy będzie przemieszczone do ćwiartki “Ważne i pilne”. Na przykład, aby uniknąć problemów zdrowotnych, warto regularnie chodzić do lekarza. Albo, powiedzmy, wykonania zadania domowego lepiej jest nie zostawiać na ostatnią chwilę, a odrabiać przynajmniej dzień wcześniej.

• Nieważne i pilne. To są zadania rutynowe, które nie mają większego znaczenia, np. sprzątanie mieszkania lub narzucone przez kogoś obowiązki. Takie zadania najlepiej jest oddelegować komuś innemu.
  
• Nieważne i niepilne. To są drobiazgi, które zjadają dużo czasu – siedzenie w mediach społecznościowych, bezużyteczne przewijanie stron internetowych, oglądanie telewizji. Najbardziej skorzystasz, jeśli w całości pozbędziesz się wszystkich punktów z tego pola.

Celem tej metody jest przyzwyczajenie siebie do pracy w ćwiartce “Ważne i niepilne”. Gdy tylko nauczysz się rozwiązywać wszystkie swoje zadania zanim trafią do “ważnych i pilnych” oraz pozbędziesz się zbędnych i rutynowych obowiązków – zostaniem prawdziwym mistrzem planowania. 

2. Metoda GTD

GTD (Getting Things Done), czyli dosłownie “doprowadzanie roboty do końca”, to metoda opracowana przez David Allena. Jej celem jest odciążenie Twojej głowy od bieżących zadań oraz ustalenie konkretnego planu realizacji celu od początku do końca w formie pisemnej lub aplikacji. 

Najważniejsze założenia metody GTD:

• Zapisz docelowe zadanie, które musisz wykonać. Zrób to w notatniku lub aplikacji.
  
• Podziel je na kilka mniejszych zadań, które się składają na osiągnięcie zadania docelowego. Pomoże Ci to trzymać w głowie tylko to, czego potrzebujesz do generowania pomysłów.
  
• Zapisz konkretny plan wykonania zadania docelowego i krok po kroku realizuj mniejsze “podzadania”.
  
• Nie rób wielu zadań jednocześnie.
  
• Kontroluj i zapisuj jakiekolwiek zmiany w planie. Jeśli wykonałeś zadanie lub je komuś oddelegowałeś, zapisz to w planie. Ponadto stale analizuj swoje bieżące postępy na drodze do osiągnięcia celu naczelnego. 

3. Metoda OKR

OKR to metoda używana jako instrument planowania do osiągania celów długofalowych. Wykorzystywana jest w biznesie, kiedy pojawia się potrzeba współpracy pomiędzy różnymi działami w jakimś wspólnym celu. Dla jednostki to podejście będzie pomocne w “synchronizacji” wszystkich aspektów swojego życia, co pozwoli jej na osiągnięcie wymarzonych celów. 

Oto przykład, ilustrujący ustawianie celów według metody OKR:

• Wyznacz “O”, czyli cel do osiągnięcia. Na przykład, jeśli chcesz kupić auto za 15 000 $, Twój cel powinien wyglądać tak: “Odłożyć 15 000 $ do /dnia/, żeby kupić samochód /marka/rodzaj nadwozia/rok produkcji/”.
• Teraz czas na wyznaczenie KR, czyli kluczowych rezultatów, służących do osiągnięcia “O”. Ilościowo powinno ich być od 3 do 5. Na przykład:
• odkładać 10 procent swojego miesięcznego dochodu, żeby uzbierać 5 000 $ w ciągu 12 miesięcy;
• monetyzować swoje hobby, odkładając 500 $ miesięcznie, żeby uzbierać 6 000 $ w ciągu 12 miesięcy;
  
• znaleźć dodatkową pracę, żeby co miesiąc odkładać 350 $ i uzbierać 4 000 $.

W jaki sposób metoda OKR dotyczy każdego aspektu Twojego życia?

• Kariera. Jeśli masz niskie zarobki, mało prawdopodobne jest to, że będziesz w stanie odkładać dużo pieniędzy. Jest to sygnał, że należy szukać jednej lub dwóch dodatkowych prac albo całkiem zmienić zawód i znaleźć pracę na lepiej płatnym stanowisku.
  
• Odpoczynek. Jeśli planowałeś urlop z rodziną, prawdopodobnie trzeba będzie z niego zrezygnować, żeby poświęcić te środki na osiągnięcie celu.
• Zarobki. Jeśli masz niskie wynagrodzenie, a Twój cel jest bardzo ambitny – będzie to zachęta do poprawy swojego dobrobytu finansowego.  

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o tym, jaki wpływ ma zarządzanie czasem  na rozwój Twojej kariery, zapraszam do obejrzenia nagrania webinaru na kanale GoIT na YouTubie. Na webinarze Maryna Bodak (Middle FullStack Engineer w iownit.us) opowiedziała o tym, jak ważne jest trzymanie się zasad zarządzania czasem oraz przystępnie wytłumaczyła, w jaki sposób dana umiejętność miękka pozwoli Ci na zbudowanie wymarzonej kariery.

W jaki sposób najlepiej zarządzać swoim czasem tak, aby “wycisnąć” z niego jak najwięcej? W tym tekście poznasz trzy sprawdzone metody, które pozwolą Ci poprawić Twoją produktywność.