3 простых техники тайм-менеджмента

Мы в GoIT знаем, как лень и прокрастинация мешают в достижении глобальных целей. Решить трудности с планированием своих дел и времени поможет тайм-менеджмент. Каким образом? Читайте до конца и узнаете.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это комплексный подход по достижению целей и решению задач, который представляет собой планирование дел и четкой фиксации времени на их выполнение.

Тайм-менеджмент — это про:

• организовать рабочее место и эффективно выполнять запланированные дела;
• отложить соцсети, пока занят работой;
• объяснить ребенку/партнеру, что сейчас заняты Х-делом и выполнишь ее/его просьбу через N-минут;
• сохранять мотивацию на протяжении всего рабочего дня.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Чтобы разобраться, зачем вам нужен тайм-менеджмент и почему процесс планирования такой сложный, обратимся к истокам человечества и гипотезе “триединого мозга” Пола МакЛина.

1. Матрица Эйзенхауэра

200-300 млн лет тому назад перед человеком стояла единая цель – выжить. Чтобы ее выполнить нужно было решить несколько задач:

• укрыться от хищников и других людей, которые представляют опасность;
• найти пищу;
• найти одежду и место для ночлега.

За выполнение этих задач отвечал “рептильный мозг”.

С появлением общин и более осознанного способа жизни (около 50 млн лет назад) у людей появились поведенческие реакции:

• поселиться именно тут, потому что эта территория богата едой;
• ударить 2 камня друг о друга, чтобы добыть огонь, а не ждать пока молния ударит в дерево;
• тяга исследовать территорию и найти других людей, чтобы объединиться в большие общины и выживать вместе.

Люди начинают все отчетливее проявлять эмоции, чувства и становятся все более отличными от животных. За эти функции отвечала центральная часть мозга, которую называют лимбической.

Планирование начало появляться около 2-х миллионов лет назад, вместе с зарождением речи:

• люди стали обдумывать куда им перекочевать, чтобы можно было перезимовать;
• они начали одомашнивать все больше домашнего скота и птицы, а не просто добывать их.

В то время человек начал активно осваивать развивать неокортекс – верхняя и лобная доля мозга.

Вывод: благодаря нашим предкам, перед нами стоят намного более приятные цели. В том числе и планирование. Это значит, что через несколько тысяч или миллионов лет, когда мы разовьем неокортекс, наши потомки будут мастерски планировать свое время и достигать целей в n-раз быстрее.

Поэтому, то что у вас никак не получается планирование – это совершенно нормально. Но, в то же время, вы обязаны использовать тайм-менеджмент, чтобы это получилось не только у вас, но и у наших потомков.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Хотите магии от тайм-менеджмента? Научитесь придерживаться 5 принципов в работе.

• Поставьте перед собой четкую цель. Например, освоить навыки Frontend-разработчика до Нового года, чтобы найти работу Junior Frontend Developer с зарплатой $1000.
• Расставляйте приоритеты для выполнения целей и их последовательность. Спросите себя “А нужно ли мне быть Front End разработчиком?” Если ответ да – планируйте, будете ли обучаться самостоятельно или на курсах, ищите учебный материал и так далее.
• Не отвлекайтесь в рабочее время на отдых и наоборот. Используйте техники распределения времени на отрезки с интенсивной работой и отдыхом. Выделили время на обучение – учитесь! Пришло время отдохнуть – отдыхайте!
• “Дробите” большие задачи на более мелкие. “Ешьте слона по кусочкам” – это один из главных постулатов стратегического менеджмента, который поможет вам поделить цель “освоить навыки Front End разработчика” на пошаговое изучение JavaScript, его фреймворков, создание адаптивного дизайна и т.д.
• Оставляйте время на форс-мажор и работу над ошибками. Особенно обучаясь самостоятельно будет сложно вникнуть в тему с первого раза, поэтому стоит выделить больше времени на получение навыков Front End разработчика.

Соблюдение принципов тайм-менеджмента не просто прокачает вашу продуктивность, но и поможет получить более высокооплачиваемую профессию. Это касается не только IT, но и любой сферы.

Поэтому, если вы:

• решили попробовать себя в IT, но пока не знаете, как совмещать обучение с работой и семейной жизнью;
• новичок в IT и хотите “протестировать” свои soft skills и тайм-менеджмент, в частности, при работе над реальным проектом;
• ищете место, где можно пообщаться с людьми, которые столкнулись с дефицитом времени и ищут способы это изменить.

То рекомендую пройти наш 7-ми дневный онлайн-марафон HTML+CSS-верстки. На нем вы создадите свой первый IT-проект, которым не стыдно похвастаться перед родными и показать на собеседовании.

Зарегистрироваться на онлайн-марафон по Python

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Техники управления своим временем или тайм-менеджмент помогут как тем, кто хочет навести порядок в своих делах и найти 1-2 часа для личных целей (например, найти время на обучение). И тем, кто хочет кардинальных изменений в жизни (обучиться новой специальности и найти более высокооплачиваемую работу).

Разделю техники тайм-менеджмента на 2 вида:

• Эффективное планирование дел.
• Эффективное использование времени.

Рассмотрим, как вы можете использовать в своей жизни 3 техники тайм-менеджмента: матрица Эйзенхауэра, GTD и OKR.

1. Матрица Эйзенхауэра

Распределение дел по матрице Эйзенхауэра выглядит так:

• Срочно, важно. В этом квадранте собираются дела, которые ставят под угрозу выполнение главных целей. Например, если вы откладывали составление важного отчета на конец дня.
• Не срочно, важно. В этом квадранте собираются самые важные задачи и цели. При планировании дел в нем лучше написать дедлайн, когда эта задача будет помещена в сектор “срочно, важно”. Например, чтобы не допустить проблем со здоровьем можно своевременно посетить врача. Или сделать ДЗ не перед уроком, а за день до сдачи.
• Срочно, не важно. Это рутина, которая несет мало ценности. Например, уборка дома, навязанные кем-то задачи и т.д. Эти задачи лучше делегировать.
• Не срочно, не важно. Это мелочи, которые отнимают время – проверка соцсетей, бесцельный серфинг в интернете, просмотр телевизора. Эти занятия лучше вообще исключить из своего распорядка.

Цель этого метода – научиться работать в квадранте «Важно. Не срочно». Как только вы будете решать все важные дела до того, как они попадут в «Важно. Срочно», избавитесь от рутины и ненужных дел – будете планировать на уровне «Мастер».

2. Методология GTD

GTD (Getting Things Done) – методология “доведения дел до завершения”, которая разработана Дэвидом Алленом. Ее цель – разгрузить вашу голову поточными задачами и зафиксировать пошаговый план для реализации цели от начала до конца в блокноте или приложении.

Базовые принципы методологии GTD:

• Запишите цель, которую вам необходимо выполнить. Это можно делать в смартфоне или блокноте.
• Разделите ее на несколько дел, выполнение которых будет означать выполнение этой цели. Это поможет не держать ничего в голове и генерировать идеи.
• Распишите пошаговый план выполнения цели и выполняйте их поэтапно. Одновременно нужно выполнять только одно дело.
• Отмечайте в плане любые изменения. Выполнили задачу или делегировали ее выполнение – укажите это в плане. И постоянно анализируйте, насколько вы стали ближе к выполнению главной цели.

3. Методология OKR

OKR – это метод, который используется для планирования достижения глобальных целей. Его используют в бизнесе, чтобы объединить отделы компании для выполнения смежных задач. Для конкретного человека эта методология поможет “синхронизировать” все сферы его жизни, чтобы достичь цели, о которых он мечтает.

Наглядно постановка целей по методологии OKR выглядит так:

• Определите “О” – саму цель. Например, вы хотите купить автомобиль за $15`000, то цель будет выглядеть так: “Накопить $15`000 до /дата/, чтобы купить автомобиль /марка/ кузов/год/”.
• Теперь определите KR – ключевые результаты, за счет которых вы достигнете “О”. Их должно быть от 3-х до 5-ти. Например:

• откладывать 10% от дохода каждый месяц, чтобы накопить $5`000 за 12 месяцев;
• монетизировать хобби и откладывать $500 в месяц, чтобы накопить $6`000 за 12 месяцев;
• найти дополнительный заработок, чтобы ежемесячно откладывать $350 и накопить $4`000.

Почему методология OKR связана со всеми сферами жизни человека?

• Карьера. Если у вас низкая зарплата, вы вряд ли сможете откладывать большую сумму. Это значит что нужно устраиваться на вторую/третью работу, либо полностью менять профессию и устраиваться на более высокооплачиваемую должность.
• Отдых. Если вы планировали семейный отпуск, возможно им придется пожертвовать, чтобы потратить деньги на достижение цели.
• Финансы. Если ваш доход не высок, а цель действительно высока – это будет стимулом увеличить свое финансовое благополучие.

Если вы хотите больше узнать про то, как тайм-менеджмент влияет на создание вашей карьеры – рекомендую посмотреть запись вебинара на YouTube-канале GoIT. На нем Марина Бодак (Middle FullStack Engineer в iownit.us) расскажет, почему вам нужно придерживаться основ тайм-менеджмента. И доступно объяснит, каким образом этот гибкий навык поможет вам построить карьеру своей мечты.