3 tehnici de time management pentru 2023

Noi, cei de la GoIT știm cum lenea și tergiversarea împiedică atingerea obiectivelor globale. Gestionarea timpului va ajuta la rezolvarea dificultăților legate de planificarea afacerilor și a timpului. Cum? Citește până la capăt acest articol și vei afla.

De ce ai nevoie de managementul timpului?

Ce este time management – este o abordare integrată pentru atingerea obiectivelor și rezolvarea problemelor, care include planificarea lucrurilor și fixarea clară a timpului pentru implementarea lor.
Managementul timpului se referă la:

• Organizarea locului de muncă și realizarea eficientă a sarcinilor planificate;
• Evitarea rețele de socializare atunci când ești preocupat cu munca;
• Explicarea copilului/partenerului că sunteți ocupat în prezent cu sarcina X și îi veți îndeplini cererea în N minute;
• Păstrarea motivației pe tot parcursul zilei.

Pentru a înțelege de ce ai nevoie de managementul timpului și de ce procesul de planificare este atât de complicat, să ne întoarcem la originile umanității și la ipoteza „creierului trienar” (sau triunghi) a lui Paul McLean.

În urmă cu 200-300 de milioane de ani, omul avea un singur scop – să supraviețuiască. Pentru a realiza acest lucru, trebuia să rezolve mai multe sarcini:

• Să se ascundă de prădători și alte persoane care reprezentau un pericol;
• Să găsească de mâncare;
• Să-și găsească haine și un loc unde să doarmă.

„Creierul reptilian” a fost responsabil pentru îndeplinirea acestor sarcini.

Odată cu apariția comunităților și a unui mod de viață mai conștient (acum aproximativ 50 de milioane de ani), oamenii au dezvoltat răspunsuri comportamentale:

• De a se stabili într-un anumit loc, pentru că acel teritoriu este bogat în hrană;
• De a lovi 2 pietre una împotriva celeilalte pentru a face foc fără să aștepte ca fulgerul să lovească un copac;
• Dorința de a explora teritoriul și de a găsi alți oameni pentru a se uni în comunități mari și a supraviețui împreună.

Oamenii încep să arate emoțiile și sentinementele clar, devenind din ce în ce mai diferiți de animale. Partea centrală a creierului, numită și creierul limbic, a fost responsabilă pentru aceste funcții.

Planificarea a început să apară acum aproximativ 2 milioane de ani, odată cu apariția vorbirii:

• oamenii au început să se gândească unde vor migra pentru a putea petrece iarna;
• au început mai degrabă să domesticească tot mai multe animale și păsări de curte, decât să le vâneze.

În acel moment, oamenii au început să stăpânească în mod activ dezvoltarea neocortexului (creierul nou) – lobii superiori și frontali ai creierului.

Concluzie: datorită strămoșilor noștri, avem în față obiective mult mai plăcute. Inclusiv planificarea. Asta înseamnă că în câteva mii sau milioane de ani, după ce ne vom dezolta în continuare neocortexul, descendenții noștri își vor planifica cu măiestrie timpul și își vor atinge obiectivele de N ori mai repede.

Prin urmare, faptul că nu reușești să planifici în niciun fel este complet normal. Dar, în același timp, trebuie să folosești tehnici de management al timpului, astfel încât să funcționeze nu numai pentru tine, dar și pentru descendenții tăi.

5 principii pentru un management eficient al timpului

Te aștepți la o magie pe partea de management al timpului? Atunci va trebui să asimilezi aceste 5 principii la locul de muncă:

• Stabilește un obiectiv clar. De exemplu, să stăpânești abilitățile unui dezvoltator Front End până la 31.12.2024 pentru a găsi un loc de muncă pe poziția de Junior Front End Developer cu un salariu de 1000 USD.
• Prioritizează-ți obiectivele și ordonează-le. Pune-ți întrebarea „trebuie să devin un dezvoltator front-end?” Dacă răspunsul este da, planifică dacă vei studia pe cont propriu sau cu ajutorul cursurilor, caută material educațional și așa mai departe.
• Nu te lăsa distras în timpul orelor de lucru pentru odihnă și invers. Folosește tehnici de împărțire a timpului în segmente cu muncă intensă și odihnă. Alocă timp pentru învățare – și învață! Este timpul să te relaxezi – relaxează-te!
• Împarte sarcinile mari în sarcini mai mici. „Elefantul se mănâncă pe bucăți” este unul dintre principalele postulate ale managementului strategic care te va ajuta să împarți obiectivul mare de „stăpânire a abilităților unui dezvoltator Front End” în învățarea pas cu pas a JavaScript, framework-urilor, în crearea unui design adaptabil etc.
• Lasă timp pentru situații excepționale și lucrul asupra bug-urilor. Mai ales când înveți pe cont propriu, este foarte dificil să înțelegi subiectul prima dată, așa că merită să petreci mai mult timp pentru a dobândi abilitățile unui dezvoltator Front End.

Respectarea principiilor de time management sporește productivitatea și te poate ajuta să obții o profesie mai bine plătită. Acest lucru este valabil nu numai pentru IT, ci pentru orice domeniu profesional.

Prin urmare, dacă:

• te-ai decis să-ți încerci capacitățile în sfera IT, dar încă nu știi cum să combini educația cu munca și viața de familie
  sai
• ești nou în IT și vrei să-ți „testezi” abilitățile soft și de time management, în special atunci când lucrezi la un proiect real

Atunci caută un loc pentru a intra în legătură cu oameni care se luptă cu presiunea timpului și caută modalități de a schimba acest lucru.

Cele 3 tehnici de time management

Tehnicile de management al timpului sau managementul timpului îi vor ajuta atât pe cei care vor să pună lucrurile în ordine și pe cei care vor să găsească 1-2 ore în scop personal (de exemplu, să găsească timp pentru antrenamente fizice sau citit), cât și pe cei care vor să facă schimbări mai drastice în viață (învățarea unei noi specializări sau găsirea un loc de muncă mai bine plătit).

Vom împărți tehnicile de management al timpului în 2 tipuri:

• Planificarea eficientă a afacerii
• Utilizarea eficientă a timpului

Să vedem cum poți aplica cele 3 tehnici de management al timpului (Eisenhower Matrix, GTD și OKR) în viața ta:

1. Matricea Eisenhower

Distribuția sarcinilor conform matricei Eisenhower arată astfel:

• Urgent, important. Acest cadran colectează cazurile care pun în pericol îndeplinirea obiectivelor principale. De exemplu, amânarea redactării unui raport important până la sfârșitul zilei.
• Non-urgent, dar important. Acest cadran adună cele mai importante sarcini și obiective. Când planifici lucrurile în el, este mai bine să scrii și un termen limită când această sarcină va fi plasată în sectorul „urgent, important”. De exemplu, pentru a preveni problemele de sănătate, poți vizita un medic din timp. Sau să-ți faci temele cu o zi înainte de curs, și nu înainte de lecție.
• Urgent, dar neimportant. Se referă la rutina care nu are mare valoare. De exemplu, curățenia prin casă, sarcini impuse de altcineva etc. Astfel de sarcini dacă se poate, trebuie delegate.
• Non-urgent și neimportant. Lucrurile mărunte care ocupă timp – verificarea rețelelor sociale, navigarea fără scop pe internet, statul la televizor etc. Aceste activități ar trebui să fie excluse din rutina ta.

Scopul acestei metode este să ajungi să lucrezi după criteriul– „Important. Nu necesită grabă“. De îndată ce rezolvi toate cazurile importante înainte ca acestea să ajungă la statutul „Important. Urgent”, vei scăpa de rutină, de lucrurile inutile și o să-ți planifici timpul ca un adevărat maestru.

2. Metodologia GTD

GTD (Getting Things Done) – Metodologia „obținerea lucrurilor” dezvoltată de David Allen. Scopul său este să-ți descarci mintea aglomerată de fluxul de sarcini și să-ți stabilești un plan pas cu pas pentru atingerea obiectivului de la început până la final într-un carnețel sau aplicație de luat notițe.

Principiile de bază ale metodologiei GTD:

• Scrie scopul pe care trebuie să-l atingi. Poți face acest lucru pe smartphone sau pe blocnotes.
• Împărte-l în mai multe etape, a căror îndeplinire va însemna progres către realizarea scopului. Acest lucru te va ajuta să nu ții nimic doar în minte ci să generezi idei.
• Scrie un plan pas cu pas pentru atingerea obiectivului și realizează pașii în etape. Trebuie să te ocupai de un singur lucru și să-l duci până la capăt. Apoi să treci la celelalte.
• Înregistrează orice modificare a planului. Dacă ai finalizat o sarcină sau ai delegat implementarea acesteia, indică acest lucru în plan. Analizează constant modul în care te apropii de îndeplinirea obiectivului principal.

3. Metodologia OKR

OKR – metodă care este folosită pentru a planifica realizarea obiectivelor globale. Este folosită de obicei în afaceri pentru a reuni departamentele unei companii în scopul îndeplinirii sarcinilor conexe. Pentru o anumită persoană, această metodologie va ajuta la „sincronizarea” tuturor domeniilor vieții sale pentru a-și atinge obiectivele spre care aspiră.

Stabilirea vizuală a obiectivelor conform metodologiei OKR arată astfel:

• Definește „O” (Objective) – scopul în sine. De exemplu, dacă vrei să cumperi o mașină de 15 000 USD, atunci obiectivul va arăta astfel: „De strâns 15 000 USD până la /data/ pentru a cumpăra o mașină /marca/caroseria/an/”.
• Acum definește KR (Key Results) – rezultate cheie, datorită căruia vei ajunge la „O”. Ar trebui să fie de la 3 la 5. De exemplu:
  economisesc 10% din venit în fiecare lună pentru a strânge 5 000 USD în 12 luni;
• Monetizez hobby-ul și economisesc 500 USD pe lună pentru a strânge 6.000 USD în 12 luni;
• Găsesc venituri suplimentare pentru a economisi 350 USD lunar și strâng 4.000 USD.

De ce este metodologia OKR legată de toate domeniile vieții umane?

• Carieră. Dacă ai un salariu mic, este puțin probabil să poți economisi o sumă mare. Aceasta înseamnă că trebuie să obții un al doilea/al treilea loc de muncă sau să-ți schimbi complet profesia și să obții o poziție mai bine plătită.
• Odihnă. Dacă plănuiai o vacanță cu familia, s-ar putea să fii nevoit să renunți la ea, pentru a ajunge la obiectivul dorit.
• Finanțe. Dacă venitul tău nu este mare, iar obiectivul este cu adevărat unul costisitor, acesta poate fi un stimulent pentru a-ți crește bunăstarea financiară.